E-mails komen in de spam

E-mails komen in de spam

Het kan voorkomen dat de e-mails die vanuit Exact Online naar je klanten worden verstuurd in de spambox komen. Dit heeft te maken met de instellingen van het SPF-record in je DNS instellingen en staat dus los van Exact Online.

Wat moet je doen
Je kunt dit zelf oplossen door de volgende code toe te voegen:

SPF-records toevoegen

  1. Log in op de beheerconsole van uw domein.
  2. Zoek de pagina waar u de DNS-records kunt bijwerken. Hiervoor moet u mogelijk de geavanceerde instellingen activeren.
  3. Maak een record in .txt-formaat aan met de onderstaande tekst:
    v=spf1 include:_spf.exactonline.nl ~all

Dit voorkomt dat e-mail in de spam folder van je klanten terecht komt.

Optioneel) Om nog een mailserver (bijvoorbeeld de mailserver of Google server van uw bedrijf) te autoriseren, voegt u het IP-adres toe.

Voorbeeld: v=spf1 ip4:xxx.xxx.xxx.xxx include:_spf.exactonline.nl ~all of v=spf1 include:_spf.exactonline.nl include:_spf.google.com ~all

Wat is een SPF- record en hoe werkt het?

SPF staat voor Sender Policy Framework, het is een systeem wat bijdraagt aan de vermindering van de hoeveelheid spam via de e-mail. SPF betreft een onderdeel van de DNS, zodoende spreek men vaak ook over een “SPF-record”.

Hoe werkt het?

Wanneer er een e-mail verstuurd is, zal er bij de ontvangen de mailserver een verificatie gedaan worden door middel van de SPF-record. Er wordt dan gekeken of het ip adres van de server bijvoorbeeld vermeld staat in de SPF-record. Indien dat niet het geval is, zal de e-mail als mogelijke spam gemarkeerd worden.

De werking van SPF

Een SPF-record is uit een aantal onderdelen opgebouwd.

"v=spf1 a mx a:mail.domein.nl ip4:123.123.255.255 include:domein.com ~all"

We leggen kort uit wat elk onderdeel inhoudt:

  • v=spf1

    • Doormiddel van deze definitie aan het begin van de dns record, wordt duidelijk gemaakt dat het een SPF-record betreft.

  • A

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden van alle A-records binnen dit domein.

  • MX

    • Door middel van MX wordt aangegeven dat er mail mag worden verzonden vanaf de servers welke ingesteld zijn als ontvangende server.

  • a:domein.nl

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden namens de server welke actief is achter het a-record van domein.nl.

  • Ip4:123.123.255.255

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden namens de server welke actief is achter het ip adres 123.123.255.255.

  • include:domein.com

    • Doormiddel van een include kun je aangeven welke andere IP-adressen of domeinen er ook mogen mailen namens jouw domeinnaam.

Aan het einde van een SPF-record wordt er nog aangegeven wat er gedaan dient te worden wanneer er e-mail verstuurd wordt vanaf een server die er geen toestemming voor heeft. De volgende 4 opties zijn mogelijk:

Type

Werking

– all

Bij –all wordt aangegeven dat geen enkele server toestemming heeft om te mailen namens het domein.

~ all

Wanneer er e-mail verstuurd wordt zonder dat de afzender opgenomen is in de spf record, zal deze e-mail gemarkeerd worden als spam en zodoende in de spam map ontvangen worden

? all

? all geeft aan dat er geen extra controle uitgevoerd hoeft te worden op de servers vanaf waar gemaild wordt. Je geeft er mee aan dat iedereen vanaf ongeautoriseerde en gecontroleerde servers mag mailen namens jouw domein

+ all

Alles en iedereen heeft toestemming om te mailen namens jouw domein. De SPF-record zal verder geen aanvulling of functie hebben voor beveiliging of controle op je domeinnaam.

SPF-record wijzigen

Wanneer je voor je domein een SPF-record gemaakt hebt en deze wilt gaan gebruiken, dien je deze toe te voegen aan de DNS of je bestaande SPF-record vervangen.

Spam?

Wordt je e-mail alsnog aangemerkt voor spam ondanks een correcte SPF-record? Dan is het goed mogelijk dat een andere DNS-record niet in orde is zoals bijvoorbeeld de DKIM-record. Een makkelijke methode om erachter te komen wat precies de oorzaak is van je spam probleem, is door een mail-tester uit te voeren:

https://www.mail-tester.com

Storing!

13:44u:
Er is momenteel een storing bij de leverancier van ons platform Aurora.
Hierdoor zijn de servers niet bereikbaar.
Er wordt gewerkt aan een oplossing.

15:10u:
Het gevonden probleem zit in de storage van de Aurora Cloud waarop de servers actief zijn.
De communicatie naar de storage is verstoord, wanneer dat weer werkt is de verwachting dat de getroffen machines een herstart moeten krijgen.
De storage zelf en dus de data erop is in orde.

Wij begrijpen dat dit heeeeel vervelend is, en kunnen hier helaas zelf niets aan doen en hopen ook dat het snel is opgelost.

Hoe kan ik mijn e-mail verhuizen?

Hoe kan ik mijn e-mail verhuizen?

Om e-mail te verhuizen, heb je een mailprogramma als Outlook, Apple Mail of Thunderbird nodig.

Je moet tegelijkertijd toegang hebben tot zowel de mailserver bij de oude provider als die van de nieuwe provider.

Je kunt dit daarom het beste in de verhuisperiode doen. Ofwel, wanneer het hostingpakket bij ons al bestaat, je de domeinnaam nog niet naar ons hebt verhuisd en server bij je oude hostingprovider nog toegankelijk is.

E-mail verhuizen moet voor ieder account afzonderlijk gebeuren. Afhankelijk van hoe groot de accounts zijn, kan dit daarom veel tijd kosten.

Het kopiëren van e-mail

1. Als voor het beheren van e-mail bij de oude provider niet het mailprogramma wordt gebruikt dat nu voor het kopiëren wordt gebruikt, dan dien je het e-mailaccount aan te maken. De gegevens die je hiervoor nodig hebt, kan je oude provider verstrekken. Gebruik voor het ophalen van e-mail het IMAP-protocol.

2. Maak binnen hetzelfde mailprogramma een nieuw e-mailaccount aan, het mailaccount dat je bij ons hebt aangemaakt. Gebruik in ieder geval het IMAP voor het ophalen van e-mail en v37022.2is.nl als mailserver.

3. Je hebt nu twee maal hetzelfde mailaccount in hetzelfde mailprogramma staan. De ene maakt gebruik van de dienst van je oude provider en de ander maakt gebruik van onze dienst als mailserver.

4. Selecteer nu in het mailprogramma alle e-mail die gekopieerd moet worden naar het nieuwe mailaccount en gebruik de functionaliteit van het mailprogramma om deze te kopiëren.

5. Het mailprogramma zal de geselecteerde e-mail nu kopiëren. Bij een grote hoeveelheid e-mail kan dit enige tijd duren. Na afloop zal de e-mail ook in de nieuwe mailbox staan.

Liever je e-mail laten verhuizen? Dat kan! Schakel onze verhuisexperts in en maak het jezelf makkelijk. Zo staat het in no-time op je nieuwe hostingpakket.
Neem gerust contact op voor de mogelijkheden.

Nieuwe platform

Nieuwe platform

Afgelopen periode hebben wij geïnvesteerd in verbeteringen aan ons hostingplatform.

Door toepassing van de nieuwste technieken (zoals AMD Epyc en 100 gigabit verbindingen) is het ons gelukt om onze hosting nog sneller te maken. Hierdoor neemt de stabiliteit van jouw server toe en worden laadtijden van websites korter.

Onze server(s) zal/zullen worden omgezet naar dit nieuwe platform in de periode 12/13/14 oktober 2021. Dit doen we overdag zodat we goede bezetting hebben voor uitvoering, opvolging en snel beantwoorden van vragen. 

Tijdens de omzetting zal de server een korte periode (10-30m) onbereikbaar zijn. Verder is geen actie nodig: servernamen, IP nummers, etc. blijven identiek en er wordt geen software IN de servers aangepast.

Mocht je bezwaar hebben tegen onbereikbaarheid tijdens kantooruren, dan vernemen we dit graag ZSM zodat we samen een alternatief kunnen inplannen.

Alles wat je wilt weten over een cookieloze tijdperk

Alles wat je wilt weten over een cookieloze tijdperk

We staan aan de vooravond van een wereld zonder third-party cookies: de Cookieless Era. Als vervolg daarvan verliezen adverteerders en marketeers vanaf 2022 gemiddeld 80% aan marketingdata. Terwijl deze data essentieel is voor aansturing van campagnes. Uit de DDMA Barometer blijkt dat 81% van de marketeers begrijpt dat dit grote gevolgen heeft. Slechts 9% geeft aan gereed te zijn voor deze ingrijpende verandering. Gelukkig is er dit handboek, dat je alles vertelt omtrent de Cookieless Era. Het geeft je inzicht in oplossingen, zoals werken met een Single Source of Truth en Server Side Tagging.

Over de cookieless era

In de voorbereiding op 2022 is het belangrijk om te beseffen dat cookies een belangrijke rol spelen in het leven van adverteerders en marketeers. Aangezien Google Chrome aankondigde het voorbeeld van Safari en Firefox te volgen, wordt verwacht dat alle grote browsers en besturingssystemen third party cookies vanaf 2022 definitief blokkeren.

De cookie levensduur: Van 30 dagen naar 24 uur

Hoewel dit momenteel niet expliciet wordt vermeld, wordt verwacht dat Google Chrome de levensduur van first party cookies zal verkorten van 30 dagen tot 24 uur. Dit om het speelveld gelijk te trekken met hun Big Tech-tegenhangers. We gaan met deze verwachting verder om een duurzame toekomst op te bouwen voor adverteerders, marketeers en consumenten.

Cookies en de customer journey

Cookies worden al lang gebruikt om marketeers te helpen inzicht te krijgen in de customer journey. Bovendien helpt het adverteerders om inzicht te krijgen in de waarde van hun volledige marketingmix, waardoor ze waarde toekennen aan alle kanalen in de marketingmix, niet alleen aan actiematige/lower funnel campagnes.

De cookieless era heeft een grote impact op de customer journey en attributie. Het blokkeren van cookies schaadt adverteerders op verschillende manieren:

  • Gebrek aan inzicht: er is een groot verlies aan data waardoor onduidelijk wordt hoe de overall online performance is, wat de trends zijn en wat de impact en attributie van alle bedrijfsactiviteiten is.
  • Marketingbudgetten worden verlaagd omdat resultaten achterblijven: onbetrouwbare rapportage van metrieken en beperkte targetingopties leiden tot gerapporteerde underperformance van marketingkanalen. Hierdoor vergroot de kans dat marketingactiviteiten onterecht worden afgeknepen of gestopt.
  • Gemiste verkoop- en groeikansen: als gevolg van onderwaardering van de impact van media-uitgaven beperkt dit het vermogen om meer potentiële klanten te bereiken en conversies te stimuleren. Dit is in lijn met de uitdagingen die we zien momenteel in upperfunnel kanalen zien.

Bron: Emerce Marketing