E-mails komen in de spam

E-mails komen in de spam

Het kan voorkomen dat de e-mails die vanuit Exact Online naar je klanten worden verstuurd in de spambox komen. Dit heeft te maken met de instellingen van het SPF-record in je DNS instellingen en staat dus los van Exact Online.

Wat moet je doen
Je kunt dit zelf oplossen door de volgende code toe te voegen:

SPF-records toevoegen

  1. Log in op de beheerconsole van uw domein.
  2. Zoek de pagina waar u de DNS-records kunt bijwerken. Hiervoor moet u mogelijk de geavanceerde instellingen activeren.
  3. Maak een record in .txt-formaat aan met de onderstaande tekst:
    v=spf1 include:_spf.exactonline.nl ~all

Dit voorkomt dat e-mail in de spam folder van je klanten terecht komt.

Optioneel) Om nog een mailserver (bijvoorbeeld de mailserver of Google server van uw bedrijf) te autoriseren, voegt u het IP-adres toe.

Voorbeeld: v=spf1 ip4:xxx.xxx.xxx.xxx include:_spf.exactonline.nl ~all of v=spf1 include:_spf.exactonline.nl include:_spf.google.com ~all

Wat is een SPF- record en hoe werkt het?

SPF staat voor Sender Policy Framework, het is een systeem wat bijdraagt aan de vermindering van de hoeveelheid spam via de e-mail. SPF betreft een onderdeel van de DNS, zodoende spreek men vaak ook over een “SPF-record”.

Hoe werkt het?

Wanneer er een e-mail verstuurd is, zal er bij de ontvangen de mailserver een verificatie gedaan worden door middel van de SPF-record. Er wordt dan gekeken of het ip adres van de server bijvoorbeeld vermeld staat in de SPF-record. Indien dat niet het geval is, zal de e-mail als mogelijke spam gemarkeerd worden.

De werking van SPF

Een SPF-record is uit een aantal onderdelen opgebouwd.

"v=spf1 a mx a:mail.domein.nl ip4:123.123.255.255 include:domein.com ~all"

We leggen kort uit wat elk onderdeel inhoudt:

  • v=spf1

    • Doormiddel van deze definitie aan het begin van de dns record, wordt duidelijk gemaakt dat het een SPF-record betreft.

  • A

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden van alle A-records binnen dit domein.

  • MX

    • Door middel van MX wordt aangegeven dat er mail mag worden verzonden vanaf de servers welke ingesteld zijn als ontvangende server.

  • a:domein.nl

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden namens de server welke actief is achter het a-record van domein.nl.

  • Ip4:123.123.255.255

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden namens de server welke actief is achter het ip adres 123.123.255.255.

  • include:domein.com

    • Doormiddel van een include kun je aangeven welke andere IP-adressen of domeinen er ook mogen mailen namens jouw domeinnaam.

Aan het einde van een SPF-record wordt er nog aangegeven wat er gedaan dient te worden wanneer er e-mail verstuurd wordt vanaf een server die er geen toestemming voor heeft. De volgende 4 opties zijn mogelijk:

Type

Werking

– all

Bij –all wordt aangegeven dat geen enkele server toestemming heeft om te mailen namens het domein.

~ all

Wanneer er e-mail verstuurd wordt zonder dat de afzender opgenomen is in de spf record, zal deze e-mail gemarkeerd worden als spam en zodoende in de spam map ontvangen worden

? all

? all geeft aan dat er geen extra controle uitgevoerd hoeft te worden op de servers vanaf waar gemaild wordt. Je geeft er mee aan dat iedereen vanaf ongeautoriseerde en gecontroleerde servers mag mailen namens jouw domein

+ all

Alles en iedereen heeft toestemming om te mailen namens jouw domein. De SPF-record zal verder geen aanvulling of functie hebben voor beveiliging of controle op je domeinnaam.

SPF-record wijzigen

Wanneer je voor je domein een SPF-record gemaakt hebt en deze wilt gaan gebruiken, dien je deze toe te voegen aan de DNS of je bestaande SPF-record vervangen.

Spam?

Wordt je e-mail alsnog aangemerkt voor spam ondanks een correcte SPF-record? Dan is het goed mogelijk dat een andere DNS-record niet in orde is zoals bijvoorbeeld de DKIM-record. Een makkelijke methode om erachter te komen wat precies de oorzaak is van je spam probleem, is door een mail-tester uit te voeren:

https://www.mail-tester.com

Storing!

13:44u:
Er is momenteel een storing bij de leverancier van ons platform Aurora.
Hierdoor zijn de servers niet bereikbaar.
Er wordt gewerkt aan een oplossing.

15:10u:
Het gevonden probleem zit in de storage van de Aurora Cloud waarop de servers actief zijn.
De communicatie naar de storage is verstoord, wanneer dat weer werkt is de verwachting dat de getroffen machines een herstart moeten krijgen.
De storage zelf en dus de data erop is in orde.

Wij begrijpen dat dit heeeeel vervelend is, en kunnen hier helaas zelf niets aan doen en hopen ook dat het snel is opgelost.

Vijf tips voor de logistieke checkout

Vijf tips voor de logistieke checkout

Het hart van je webshop zijn natuurlijk je homepage, je categoriepagina’s en de vele productpagina’s. De checkout daarna is gewoon noodzaak. Bittere noodzaak. Ik noem het altijd de boekhouderij. En wie houdt er nu van boekhouden? Naast NAW-gegevens en betaalwijze kunnen we steeds vaker in de checkout de gewenste aflevermethode aangeven. Alarm ! Hoe ingewikkelder de checkout, hoe groter het conversierisico. Hoogste tijd om die logistieke nieuwkomer eens serieus onder de loep te nemen.

Offline regel je de logistiek van je aankopen zelf: Je vult de band van de supermarkt, na de caissière vul je een krat, een doos, een tas en daarna sjouw je je boodschappen naar je auto. Online moet je allemaal keuzes maken: Afleverdag, afleveradres, tijdvak, et cetera. Een hele klus om dat keuzeproces voor je klant superlogisch in je webshop in te richten. Maar doe het toch maar: het loont de moeite, het verhoogt de conversie.

Tip 1: Denk vanuit je klant, denk in afleveropties.

Het lijkt een open deur, maar helaas zijn er nog steeds veel webshops die slechts zeer beperkt afleveropties aanbieden. Ik hoor vaak opmerkingen over “IT-technisch te ingewikkeld” en “we zijn er te klein voor”. Soms komen die voort uit te teveel denken vanuit de eigen processen: ‘Bij meerdere afleveropties krijg ik meerdere verwerkingsstromen in m’n distributieproces en dat vind ik lastig, dat kost teveel tijd. En als ik afleveropties van meerdere vervoerders aanbiedt, dan loop ik ook nog eens m’n volumekorting mis’.

Het zijn vooral kostengedreven argumenten, het denken vanuit de klant staat niet op prioriteit 1. Ik ben er van overtuigd dat webshops de beste toekomstkansen hebben als ze in de huid van de klant kruipen: op het gebied van product, assortiment, prijs, dienstverlening, maar ook op logistiek gebied. Dus: Stop met ‘ja, maar’ als het om de logistieke service van je webshop gaat. Durf voluit te denken in afleveropties.

Tip 2: Jouw klant is een parttime “transportplanner”

Logistieke bedrijven hebben heel veel transporten te regelen: Een rolcontainer naar bestemming X, een pallet naar bestemming Y.  In Nederland zijn daar dagelijks tienduizenden transportplanners fulltime mee bezig. Ze beschikken over gespecialiseerde computerprogramma’s en kunnen door ervaring snel de gewenste keuzes invoeren. Door e-commerce zijn daar in Nederland ineens circa tien miljoen parttime transportplanners bijgekomen.

Nee, ik overdrijf niet: Je klant is in de checkout even je transportplanner. Hij of zij heeft het winkelmandje gevuld en moet (en wil graag !) in die checkout een aantal logistieke keuzes aan de orderregel toevoegen: Afleveren op het huisadres of op een ander adres, afhalen bij een winkel of een afhaalpunt van een landelijke organisatie, keuze voor een specifieke afleverdag, keuze voor een specifieke afleverdag en een specifiek afleverdagdeel. De online koper wordt geconfronteerd met heel veel verschillend ingerichte logistieke checkouts. De opdracht is dus: Creëer een omgeving waarin die parttime transportplanner heel eenvoudig en snel de gewenste keuzes kan maken

Tip 3: Meest logische volgorde in de checkout: winkelmandje vullen, logistieke service kiezen, boekhouderij

Vaak zien we nu nog, dat direct na het vullen van het winkelmandje de boekhouderij  van de kassa begint:

  • NAW-gegevens (nog steeds teveel zonder autofill), emailadres, telefoonnummer
  • Daarna keuze uit de logistieke opties
  • Daarna keuze voor de betaalwijze

We vergeten daarbij dat de online koper in feite twee dingen koopt: Ten eerste producten waarmee het winkelmandje wordt gevuld en  ten tweede logistieke dienstverlening. Pas nadat de online koper deze twee ‘koopprocessen’ heeft afgerond, is de totale omvang van de order bekend en kan de koper beslissen: Ga ik door naar de kassa of breek ik af ? In best practice checkouts zie je dat alle koopactiviteiten zijn afgehandeld, voordat de boekhouderij start. Best practices op dit gebied, om er maar een paar te noemen (er zijn er gelukkig veel meer), vind ik in Nederland Coolblue (voorbeeld 1) en Paradigit (voorbeeld 2) en in de UK de zeer grote en succesvolle multichannel retailer JohnLewis.

Tip 4: Zorg ook bij de transportplanning voor “als een mes door de boter”

Hoe meer volwassen webshops worden, hoe simpeler en overzichtelijker de logistieke checkouts. Logisch, omdat je klant steeds meer ervaring hebt in online aankoopprocessen en GEMAK heel erg op prijs stelt. Je ziet dat bijvoorbeeld in de hoofdkeuze ‘afleveren op een aangegeven adres’ of ‘afhalen’. In feite is dat een simpele keuze en kun je de transportplanning heel simpel maken door de online koper voor te leggen ‘afleveren op een adres’ of ‘afhalen’. In die versimpeling laat je alle afhaalmogelijkheden in één lijst of één kaartje zien.

De functionaliteit ‘CollectYourParcel’ van b2c Europe is daar op gebaseerd. Maar helaas gaat het in veel webshops nog steeds te complex: Multichannel retailers, die meer aan zichzelf denken dan aan de klant en die door middel van afhalen bij hun eigen filialen extra verkeer in hun winkels willen halen, bieden in de checkout twee soorten afhalen aan: Afhalen bij de eigen winkel (vaak gratis) en afhalen bij landelijke afhaalpunten.  Een complexer overzicht, een complexer keuzeproces met een serieus risico dat het transportplanningsproces langer duurt.

Tip 5: Overdrijf niet met het aanbieden van afleveropties

Bij een overzichtelijke logistieke checkout hoort ook: Sla niet door in klantgericht enthousiasme. Teveel logistieke keuzes in de checkout hebben zeker een groot conversierisico. Zie voorbeeld 3 met elf radio-buttons onder ‘verzending’, een niet overzichtelijke menukaart.

Hetzelfde geldt voor voorbeeld 4: Wel heel interessant dat je in deze checkout kunt kiezen voor een afhaalpunt van de Buren, maar met zeven radiobuttons, met keuzes wel of geen T&T (de ervaren ‘transportplanner’ moet dan begrijpen dat hier Track & Trace mee wordt bedoeld) en met keuzes wel/niet verzending af fabriek buiten EU is het voor de gemiddelde online koper gewoon te ingewikkeld. Kortom: Biedt de meest gangbare afleveropties en presenteer ze super overzichtelijk.

Bron: www.emerce.nl/Nando van Essen