E-mails komen in de spam

E-mails komen in de spam

Het kan voorkomen dat de e-mails die vanuit Exact Online naar je klanten worden verstuurd in de spambox komen. Dit heeft te maken met de instellingen van het SPF-record in je DNS instellingen en staat dus los van Exact Online.

Wat moet je doen
Je kunt dit zelf oplossen door de volgende code toe te voegen:

SPF-records toevoegen

  1. Log in op de beheerconsole van uw domein.
  2. Zoek de pagina waar u de DNS-records kunt bijwerken. Hiervoor moet u mogelijk de geavanceerde instellingen activeren.
  3. Maak een record in .txt-formaat aan met de onderstaande tekst:
    v=spf1 include:_spf.exactonline.nl ~all

Dit voorkomt dat e-mail in de spam folder van je klanten terecht komt.

Optioneel) Om nog een mailserver (bijvoorbeeld de mailserver of Google server van uw bedrijf) te autoriseren, voegt u het IP-adres toe.

Voorbeeld: v=spf1 ip4:xxx.xxx.xxx.xxx include:_spf.exactonline.nl ~all of v=spf1 include:_spf.exactonline.nl include:_spf.google.com ~all

Wat is een SPF- record en hoe werkt het?

SPF staat voor Sender Policy Framework, het is een systeem wat bijdraagt aan de vermindering van de hoeveelheid spam via de e-mail. SPF betreft een onderdeel van de DNS, zodoende spreek men vaak ook over een “SPF-record”.

Hoe werkt het?

Wanneer er een e-mail verstuurd is, zal er bij de ontvangen de mailserver een verificatie gedaan worden door middel van de SPF-record. Er wordt dan gekeken of het ip adres van de server bijvoorbeeld vermeld staat in de SPF-record. Indien dat niet het geval is, zal de e-mail als mogelijke spam gemarkeerd worden.

De werking van SPF

Een SPF-record is uit een aantal onderdelen opgebouwd.

"v=spf1 a mx a:mail.domein.nl ip4:123.123.255.255 include:domein.com ~all"

We leggen kort uit wat elk onderdeel inhoudt:

  • v=spf1

    • Doormiddel van deze definitie aan het begin van de dns record, wordt duidelijk gemaakt dat het een SPF-record betreft.

  • A

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden van alle A-records binnen dit domein.

  • MX

    • Door middel van MX wordt aangegeven dat er mail mag worden verzonden vanaf de servers welke ingesteld zijn als ontvangende server.

  • a:domein.nl

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden namens de server welke actief is achter het a-record van domein.nl.

  • Ip4:123.123.255.255

    • Dit geeft aan dat de e-mail verzonden mag worden namens de server welke actief is achter het ip adres 123.123.255.255.

  • include:domein.com

    • Doormiddel van een include kun je aangeven welke andere IP-adressen of domeinen er ook mogen mailen namens jouw domeinnaam.

Aan het einde van een SPF-record wordt er nog aangegeven wat er gedaan dient te worden wanneer er e-mail verstuurd wordt vanaf een server die er geen toestemming voor heeft. De volgende 4 opties zijn mogelijk:

Type

Werking

– all

Bij –all wordt aangegeven dat geen enkele server toestemming heeft om te mailen namens het domein.

~ all

Wanneer er e-mail verstuurd wordt zonder dat de afzender opgenomen is in de spf record, zal deze e-mail gemarkeerd worden als spam en zodoende in de spam map ontvangen worden

? all

? all geeft aan dat er geen extra controle uitgevoerd hoeft te worden op de servers vanaf waar gemaild wordt. Je geeft er mee aan dat iedereen vanaf ongeautoriseerde en gecontroleerde servers mag mailen namens jouw domein

+ all

Alles en iedereen heeft toestemming om te mailen namens jouw domein. De SPF-record zal verder geen aanvulling of functie hebben voor beveiliging of controle op je domeinnaam.

SPF-record wijzigen

Wanneer je voor je domein een SPF-record gemaakt hebt en deze wilt gaan gebruiken, dien je deze toe te voegen aan de DNS of je bestaande SPF-record vervangen.

Spam?

Wordt je e-mail alsnog aangemerkt voor spam ondanks een correcte SPF-record? Dan is het goed mogelijk dat een andere DNS-record niet in orde is zoals bijvoorbeeld de DKIM-record. Een makkelijke methode om erachter te komen wat precies de oorzaak is van je spam probleem, is door een mail-tester uit te voeren:

https://www.mail-tester.com

Storing!

13:44u:
Er is momenteel een storing bij de leverancier van ons platform Aurora.
Hierdoor zijn de servers niet bereikbaar.
Er wordt gewerkt aan een oplossing.

15:10u:
Het gevonden probleem zit in de storage van de Aurora Cloud waarop de servers actief zijn.
De communicatie naar de storage is verstoord, wanneer dat weer werkt is de verwachting dat de getroffen machines een herstart moeten krijgen.
De storage zelf en dus de data erop is in orde.

Wij begrijpen dat dit heeeeel vervelend is, en kunnen hier helaas zelf niets aan doen en hopen ook dat het snel is opgelost.

Gewijzigde openingstijden feestdagen

Gewijzigde openingstijden feestdagen

Feestdagen!

De feestdagen staan weer voor de deur. Naast cadeautjes en gezelligheid betekent dat voor ons ook vakantie!

Daarom informeren wij je graag tijdig over de aangepaste openingstijden in december.

Tijdens de vakantie zijn wij gesloten van vrijdag 24 december 2021 t/m 2 januari 2022.

De mailbox wordt in deze periode onregelmatig gelezen.

Voor urgente storingen wel via app bereikbaar: 06-22396389.

STUDIO182 wenst je hierbij alvast mooie feestdagen!

Hoe kan ik mijn e-mail verhuizen?

Hoe kan ik mijn e-mail verhuizen?

Om e-mail te verhuizen, heb je een mailprogramma als Outlook, Apple Mail of Thunderbird nodig.

Je moet tegelijkertijd toegang hebben tot zowel de mailserver bij de oude provider als die van de nieuwe provider.

Je kunt dit daarom het beste in de verhuisperiode doen. Ofwel, wanneer het hostingpakket bij ons al bestaat, je de domeinnaam nog niet naar ons hebt verhuisd en server bij je oude hostingprovider nog toegankelijk is.

E-mail verhuizen moet voor ieder account afzonderlijk gebeuren. Afhankelijk van hoe groot de accounts zijn, kan dit daarom veel tijd kosten.

Het kopiëren van e-mail

1. Als voor het beheren van e-mail bij de oude provider niet het mailprogramma wordt gebruikt dat nu voor het kopiëren wordt gebruikt, dan dien je het e-mailaccount aan te maken. De gegevens die je hiervoor nodig hebt, kan je oude provider verstrekken. Gebruik voor het ophalen van e-mail het IMAP-protocol.

2. Maak binnen hetzelfde mailprogramma een nieuw e-mailaccount aan, het mailaccount dat je bij ons hebt aangemaakt. Gebruik in ieder geval het IMAP voor het ophalen van e-mail en v37022.2is.nl als mailserver.

3. Je hebt nu twee maal hetzelfde mailaccount in hetzelfde mailprogramma staan. De ene maakt gebruik van de dienst van je oude provider en de ander maakt gebruik van onze dienst als mailserver.

4. Selecteer nu in het mailprogramma alle e-mail die gekopieerd moet worden naar het nieuwe mailaccount en gebruik de functionaliteit van het mailprogramma om deze te kopiëren.

5. Het mailprogramma zal de geselecteerde e-mail nu kopiëren. Bij een grote hoeveelheid e-mail kan dit enige tijd duren. Na afloop zal de e-mail ook in de nieuwe mailbox staan.

Liever je e-mail laten verhuizen? Dat kan! Schakel onze verhuisexperts in en maak het jezelf makkelijk. Zo staat het in no-time op je nieuwe hostingpakket.
Neem gerust contact op voor de mogelijkheden.